27 août 2024 - Le collectif IndieHosters
Dans quelques semaines, cela fera 1 an que nous sommes aspirant postulant au réseau Libre Entreprise (LE), un groupement de personnes et d’organisations qui font des trucs numériques un peu comme nous, librement. Une des pratiques de ce réseau, est l’édition d’un compte rendu trimestriel de ce qui s’est déroulé au sein de chaque collectif/entreprise durant la période écoulée.
Cet article s’inscrit dans une nouvelle dynamique de partage et sera la première entrée de notre journal de bord et on l’espère d’une longue série (mais bon… ne nous emballons pas trop quand même). Ici on va d’abord exposer pourquoi il nous semble utile de vous en parler. Ensuite on partage ce qu’on a raconté dans ce compte-rendu.
Pourquoi ce journal de bord ?
Avant de rentrer dans le vif du sujet, un petit détour s’impose afin d’ exposer pourquoi il nous semble utile de vous en parler. Pour les plus pressé.es la deuxième partie raconte ce qu’il s’est passé chez IndieHosters au cours des 3 derniers mois.
Transparence
Parmi les chouettes valeurs que nous pouvons partager avec les membres de LE, il y a la transparence. Cette valeur recoupe une suggestion qui nous avait été faite il y a quelques mois par un membre des CHATONS, qui ressemblait à :
“le site est cool. Mais ça serait encore mieux si on en savait un peu plus sur le nombre de contributeur, où vous en êtes, ce que vous faites …”.
Le souci n’étant pas tant le fait de vouloir partager, que prendre le temps de documenter et de le faire… Alors, en attendant une section spéciale sur notre site, nous avons décidé de partager ici une partie des comptes rendus que nous envoyons aux membres du réseau libre entreprise.
Partage, échanges et coopérations
Faire les choses c’est bien. Les documenter c’est encore mieux. Les partager avec les autres, c’est pépite. Pourquoi ?
Parce qu’il y a fort à parier, que l’obstacle sur lequel je bute, quelqu’un d’autre s’y soit déjà confronté, y ait déjà réfléchi et donc si je peux profiter de son expérience pour nourrir ma réflexion et trouver ma solution, ça me fera gagner un temps précieux.
Parce qu’en lisant ce que les autres ont vécu, j’apprends de leur erreurs, de leurs victoires, de leurs échecs, et je peux anticiper un futur projet, ou connaître certains points de vigilance à avoir.
Parce que si je prends le temps de communiquer sur ce que je fais. Je multiplie les chances de pouvoir créer des synergies avec d’autres personnes sur les mêmes thématiques. Et nous la coopération, on adore ça !
Documentation de la vie du collectif
Connaître l’histoire d’une organisation, permet aussi de mieux comprendre son fonctionnement. Savoir ce qu’on a testé, et ce qui n’a pas fonctionné sur le moment, tracer comment on en est arrivé là… Tout un tas d’informations qui sont largement sous-côtées et qui sont trop souvent négligées.
Lors de l’arrivée d’une nouvelle personne, avoir cet historique quelque part, permettra de faciliter son arrivée et sa compréhension du collectif et donc son intégration. Pouvoir disposer de cette ressource de façon écrite, lui permettra de pouvoir intégrer à sa guise, et à son rythme en autonomie l’histoire du collectif. Et ce, en complément de ce que chaque personne a gardé en mémoire et lui transmet directement.
Quand on raconte pour la 5eme fois une même histoire, il y a fort à parier qu’elle se déforme, et aussi que cela commence à nous saouler. La 5eme transmission n’est plus aussi qualitative que la première fois. Et pourtant, elle est toute aussi importante.
Et sans parler d’une autre personne. Pour nous-même. Pour se rappeler comment telle ou telle chose s’est produite. Quelle solution nous avions trouvé à telle problématique il y a 2 ans, si la question se pose à nouveau.
Bilan et introspection
Malgré toutes ces bonne intention, quand on a la tête dans le guidon, il est assez difficile de la relever. Chez IndieHosters, nous avons essayé plusieurs formats. Des réunions mensuelles de review, des réunions hebdomadaires, des newsletter, des articles de blog… bref on a testé un certain nombre de choses, mais force est de constater, que nous avons toujours fini par nous faire déborder par le quotidien.
Et pourtant, on sait à quel point c’est important. Regarder dans le rétro, se poser, analyser pour pouvoir mieux imaginer l’avenir. Ce compte-rendu c’est un peu notre excuse pour faire ce qu’on souhaitait faire depuis longtemps, mais qu’on ne prenait pas le temps de le faire; c’est un engagement que nous avons pris auprès des autres membres du réseau, qui prennent elleux aussi, le temps de faire cet exercice.
Avec le partage de compte rendu, nous essayons de répondre à ces différentes problématiques et d’élargir le nombre de personnes qui pourront bénéficier de ce partage, et venir nourrir nos réflexions. C’est le 2eme compte-rendu que nous rendons, et nous espérons bien réussir cette fois à garder le rythme. Nous espérons tout autant, réussir à garder le rythme de publication afférente ici.
Journal de bord de ce 2eme trimestre 2024
💶 côté finance 💶
On a enfin réussi à rapatrier notre gros contrat historique ! Avant, on passait par la CAE où était salarié Tim G. car le contrat était historiquement signé et porté par elle. Ce changement a des implications côté finance (forcément) mais aussi côté humain. Côté finance, le contrat n’étant plus hébergé dans la CAE, on ne paye plus de commission à un intermédiaire.
On a aussi apprécié d’avoir un prévisionnel un peu structuré. Notamment lors des discussions sur le recrutement pendant notre camp, même s’il y a encore des questions en suspens par rapport à l’évolution de relations avec certains de nos partenaires.
😺Pour rappel, un camp c’est un moment que l’on prend 2 fois par an pour se retrouver en vrai et parler de notre stratégie (et aussi faire “un peu” la fête)(la dernière fois qu”on en a parlé c’était le deuxième dans cet article, en 2022… depuis on en a fait 4 autres … oups, on se note d’y revenir plus fréquemment).
On est sur la fin des galères avec notre logiciel CRM. En mars/avril, il y a eu une grosse mise à jour du logiciel, entraînant une refonte des process de facturation et d’abonnement. Toute la partie automatisation s’est vu bouleversée. Un certain nombre de contributeur.ices ont été facturé.es en mars avec plusieurs mois d’avance, des factures ne sont pas parties, d’autres n’ont pas été éditées… bref une joyeuse pagaille… Le gros du travail a été fait, il reste encore quelques couacs à la marge et ça devrait se solutionner au fil du temps.
♥️ côté humain ♥️
Suite à la migration du gros contrat, Tim G. a enfin pu quitter Oxalis et nous rejoindre. Nous sommes donc depuis le 1er juin , 4 salarié.e.s chez IH. Soit 3,75 ETP salariés auxquels s’ajoute le temps de travail de Tim J. pour arriver environ au global à 4.25 ETP pour notre structure.
Par le passé, certaines personnes étaient vraiment réfractaires à se salarier, et souhaitaient garder leur indépendance. Notre expérience de cela, c’est qu’entre les mutuelles des uns, les cotisations des autres … trouver des équivalences en terme de rémunération était un vrai casse-tête. Le fait de pouvoir aligner les statuts des personnes qui nous rejoignent est un vrai confort. On a longtemps réfléchi à la possibilité d’avoir des statuts différents au sein de la même structure.
Fin juin, nous avons fait notre camp (qui fera l’objet d’un article prochainement), l’occasion de mettre à plat la stratégie des prochains mois, de discuter des futurs recrutements, de passer du temps ensemble et d’aplanir les tensions. Nous nous sommes réunis tous les 5, pendant 3 jours du côté de Rive-de-Gier dans un charmant gîte, trouvé à la dernière minute. C’était aussi l’occasion de dire au revoir à Cécile, notre accompagnatrice en intelligence collective, qui nous suivait depuis plusieurs années et dont la mission est arrivée à son terme. Ce temps de cohésion va donc évoluer dans les prochains mois.
🦾 Besoin de bras 🦾
Vous l’avez peut être vu passé sur les réseaux ou sur notre site internet. Nous sommes en plein processus de recrutement depuis quelques semaines.
Après de longues heures de réflexions, plusieurs entretiens, quelques rebondissements de dernières minutes, encore de nombreuses heures de réflexion, on voit le bout du tunnel !
Avec le prévisionnel nous étions partis sur une base de 2 ETP pour nous rejoindre. Nous avons reçu beaucoup de CV, beaucoup beaucoup beaucoup de CV.
Assez rapidement, nous avons finalement décidé de ne pas prendre de personne en alternance. Le coût humain et financier par rapport aux premières missions définies semblait trop important.
Finalement fin juin, une candidature de dernière minute sur une autre fiche de poste que celle initialement imaginée, a retenu toute notre attention. Après 2 entretiens, nous avons peut-être trouvé notre alternante ! (spoiler du prochain CR, on l’a bien trouvée)
Concernant les posts junior et/ou expert, les candidatures reçues étaient très variées, et il a fallu brainstormer à de nombreuses reprises pour savoir un peu plus précisément ce que nous recherchions et voulions. Spoiler alert : On sait un peu mieux (on s’oriente vers des profils déjà expérimentés), mais on n’est toujours pas fixé à 100% (qui ? combien de temps ? sur quel projet ?). Pour l’instant 3 profils ont été retenus. Mais les bases de notre prévisionnel risquant de changer finalement dans les prochains mois, les cartes sont à nouveau rebattues.
Cette expérience a été très riche, c’est la première fois que nous lançons un recrutement, chez IndieHosters. Avant cela, l’effectif grossissait plutôt par cooptation. On a beaucoup appris. La plus grosse leçon est sans aucun doute que nous avions largement sous évalué la charge de travail que nécessite un recrutement et la charge émotionnelle qui va avec (devoir dire non, alors qu’on aimerait dire OUI à tout le monde… n’est pas une sinécure).
Notre demande étant assez large pour ne nous fermer aucune possibilité et être sur de pouvoir avoir des candidates et candidats. A ce moment-là, nous pensions que nous allions avoir très peu de retour. Des profils variés se sont présentés. Ce qui a généré de nouvelles discussions sur de nouveaux besoins. Le tout nécessitant de prendre notre temps, tout en devant respecter un certain calendrier pour soulager notre besoin de nouveaux bras.
📚 Organisation de notre travail 📚
Pour l’organisation de notre travail hebdomadaire et avoir une vue globale, on est passé à Planka. Et on a réussi à maintenir nos points d’équipe hebdomadaires !
Pour rompre l’isolement, on remet également en place une pause café hebdomadaire à heure fixe le mardi matin. On teste cette nouvelle récurrence.
🍄 Mycelium (notre vocable pour le réseau) 🍄
Projet SCIC
Peut-être qu’on ne vous en a jamais parlé aussi directement… alors disons qu’on sème juste des graines dans cet article avant d’officialiser notre ambition (mais n’hésitez pas à nous contacter si ça vous intéresse). En tout cas, ça avance. On a eu plusieurs réunions avec d’autres acteurs du monde du liiibre, autour de notre projet de SCIC. Le temps avançant, le projet évolue et se précise. De notre côté l’évolution vers une SCIC ou avec un passage par une SCOP est toujours en discussion.
Avec la SCIC l’idée serait de proposer une offre autour d’un produit construit et géré collectivement par les différents acteurs de la SCIC. Les modalités sont encore floues, et les discussions se poursuivent.
Se retrouver en vrai lors du camp pour y réfléchir ensemble a d’ailleurs permis de poser quelques briques de plus. On commence à mieux définir ce qu’on souhaite construire collectivement avec d’autres personnes et organisations, mais aussi ce qu’on peut apporter de notre côté.
GRIST
Le projet avance également. Peut-être que vous entendez ce nom pour la première fois. Mais c’est quoi ça ? GRIST est un outil de base de données sur lequel nous nous penchons sérieusement depuis quelques mois. Au cours des dernières semaines, il est apparu que plusieurs collectifs/entreprises de notre réseau, avançaient également sur ce projet. De-là est né l’envie de créer une association qui regrouperait les acteurs souhaitant développer la communauté GRIST en France. Les discussions se poursuivent pour la structuration de cette communauté, et des échanges avec la maison mère de GRIST ont déjà eu lieu.
🤖 côté tech 🤖
SCIM
Migration du cluster Louise Michel vers Ada Lovelace.
La migration est finie ! Louise va bientôt être débranchée, ça nous fait un pincement au coeur, mais il fallait vraiment qu’elle prenne sa retraite.
Migration RocketChat vers Matrix
On a migré tous nos Rocket.Chat vers des instances Matrix. Le process ne fut pas aussi fluide et rapide qu’on l’aurait souhaité mais au bout du compte la migration a été effectuée et semble convenir aux usager.ères.
On a perdu quelques contributeur·ices au passage mais cela nous à tout de même permis de faire un point sur les usages car c’est essentiellement des personnes qui n’utilisaient pas leur chat.
Pour faciliter au mieux la migration nous avons organisé plusieurs moments pour former nos contributeur·ices à Element Matrix, corriger quelques points sur notre base documentaire et écrit un nouvel article de blog, illustré cette fois, pour expliquer simplement mais avec détails le chiffrement sur Matrix.
Merci de nous avoir lu jusque ici.
C’est tout pour ce premier compte rendu trimestriel partagé ici. On espère qu’il vous aura intéressé. Si vous avez des suggestions pour nous permettre de l’améliorer ou que vous souhaitez discuter avec nous, RDV sur notre canal Matrix ( salon #IndieHosters:liiib.re). On se donne rendez-vous dans 3 mois, pour voir comment tout cela a évolué.
