Hébergement d'un colloque en ligne de plus de 200 personnes

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12 octobre 2021 - Le collectif IndieHosters

Nous avions déjà mis en place des solutions basées sur BigBlueButton pour le compte d’ateliers organisées par l’ARCEP et la métropole de Rennes quelques mois auparavant, cependant notre regard a évolué depuis et nous sommes maintenant focalisés sur la solution Jitsi pour répondre aux besoins en visioconférence. Nous observons en effet une meilleure souplesse, stabilité et légèreté d’hébergement chez ce dernier outil (nous en parlons un peu plus précisément dans cet article).

Déroulé de l’événement

Revenons à notre colloque. Il était prévu qu’il s’étende sur une journée et qu’il soit composé à la fois de temps en plénière et de temps en ateliers. Le premier format était pensé comme une table-ronde diffusée à une large audience et le second suivant plusieurs salles d’atelier coordonnées en parallèle et animées par des modérateur·trices. Chaque session, que ce soit en plénière et atelier, devait pouvoir être enregistrée pour une rediffusion ultérieure.

Consciente des enjeux éthiques liés au numérique, il était important pour le réseau Ingenium de faire appel à une solution de visioconférence basée sur des logiciels libres, respectueuse de ses usager·ères et facile à prendre en main.

Plénière

Pour ce format destiné à être diffusé à une large audience, nous avons hébergé et relié deux outils libres de visioconférence et streaming. D’un côté, les différent·es intervenant·es se retrouvaient dans un salon visio, propulsé par Jitsi Meet. Son adresse n’était connu que d’eux par sécurité. C’est ainsi qu’il·elles ont pu mener la table ronde en temps réel et également montrer d’éventuels slides de présentation via la fonctionnalité de partage d’écran.

On peut voir sur cette capture le salon Jitsi auquel sont connecté·es les intervenant·es et la modératrice.

Le flux était ensuite retransmis à Owncast, un outil de streaming qui offre une interface à la twitch. Nous l’avons rendu disponible à une adresse facilement accessible de type live.reseau-ingenium.fr. C’est là que s’est connecté le public pour assister à la conférence. Cette solution permet ainsi à plusieurs centaines de personnes d’assister au live sans souci de fluidité.

On peut voir sur cette capture du live, la présentation ainsi que le visage de l’intervenant accompagné d’un chat en temps réel sur le panneau droit de l’écran.

Outre son interface moderne et ses outils de modération, un autre intérêt de Owncast est que toute personnes connectée peut s’exprimer simplement dans le chat sans avoir à se créer de compte.

A noter que les chats de Jitsi et Owncast ne communiquent pas. Un aspect bien pratique pour éviter de perturber les intervenant·es durant la table ronde. Une personne chargée de la médiation était présente et connectée des deux côtés pour filtrer les questions et remarques partagées par le public sur le chat du live et les partager ensuite aux intervenant·es.

Ateliers

En dehors des temps en plénière, deux temps d’ateliers se sont déroulés le matin et l’après-midi. À chaque fois, 6 ateliers se sont tenus en parallèle et chacun devait pouvoir accueillir une cinquantaine de participant·es .

Une capture d’un atelier où l’on peut voir à la fois une présentation partagée, son animateur intervenir ainsi qu’une participante en train d’intéragir et d’autres personnes également connectées.

Pour aider les personnes à naviguer entre les différentes salles, les liens des ateliers étaient répertoriés sur le site officiel. — Et pour ceux·celles qui se poseraient la question : oui, la fonctionnalité de breakout room arrivent très prochainement sur Jitsi et devrait permettre encore plus de fluidité dans ce genre de situations.

Une autre particularité imposée par le format des ateliers était qu’il fallait s’assurer que les animateur·trices puissent avoir les droits de modération nécessaires pour lancer l’enregistrement de la séance mais aussi pour couper le micro d’un·e participant·e si nécessaire, etc...

On peut voir sur cette capture les différentes possibilités offertes lorsqu’on est modérateur·trice d’un salon Jitsi.

Enfin, il fallait également pouvoir mettre en attente les personnes connectées éventuellement avant l’heure officielle de démarrage d’un atelier.

Sur la capture de gauche, on peut voir l'écran d'attente côté participant·e et sur celle de droite, la fonctionnalité permettant d'accepter la personne côté animateur·ice.

Pour assurer cette partie, nous avons revu la configuration de Jitsi2 afin qu’uniquement les animateur·ices puissent avoir ces droits, quel que soit le moment auquel elles rejoignent le salon. (Dans la configuration par défaut, tout personne se connectant la première obtient les droits de modération du salon.)

Chaque atelier possédait alors deux adresses d’accès distinctes. L’une secrète était partagée uniquement entre animateur·ices (et contenait un paramètre spécifique activant les droits de modération) et l’autre était partagée publiquement pour l’ensemble des participant·es.

Préparation et accompagnement

Avec une douzaine d’ateliers ainsi que deux plénières, le tout sollicitant une bonne vingtaine d’intervenant·es et animateur·ices pour 280 participant·es attendu·es, la préparation et mise à disposition de l’infrastructure technique ne représente qu’une face du projet.

Un accompagnement spécifique a été dispensé pour assurer au mieux le bon déroulé de l’événement.

Documentation et formations

Une documentation contenant l’ensemble des indications à connaître pour mener à bien l’événement a été mise à disposition par nos soins.

Deux formations à distance ont également été animées durant le mois précédent le colloque. Elles étaient l’occasion de présenter aux futur·es intervernant·es et animateur·ices les fonctionnalités de Jitsi et Owncast et de s’assurer notamment que tout le monde maîtrisait le partage d’écran, l’enregistrement de séance et les outils de modération.

Présence durant l’événement

Durant la journée du colloque, une personne de notre équipe était présente pour veiller à son bon déroulement et venir en aide rapidement aux personnes rencontrant une éventuelle difficulté technique.

Côté public, sur les 280 inscrit·es, environ 110 personnes se sont effectivement connectées au colloque tout au long de la journée.

Enfin, une fois l’événement passé, nous avons rassemblé les enregistrements de l’ensemble des séances sur un espace de stockage en ligne à destination de l’équipe organisatrice pour diffusion ultérieure.

Retours du réseau Ingenium et des participant·es

Nous avons accueilli avec joie les vifs retours positifs et plein d’enthousiasmes qui nous ont été partagés par l’équipe organisatrice.

Quelle satisfaction de pouvoir trouver une solution technologique en lien avec les valeurs de notre réseau et en lien avec la thématique de notre colloque consacré au développement durable dans les formations en ingénierie ! Si cela prend un peu de temps au début pour se familiariser avec ces nouveaux outils, cela procure une vraie fierté de participer à ce mouvement plus responsable et écologique. C'est pourquoi nous avons décidé de continuer à utiliser jitsi pour nos réunions à distance.

Béatrice Jalenques-Vigouroux, présidente du Réseau Ingenium.

En complément, nous souhaitions récolter le retour des participant·es au colloque.

Nous avons ainsi conçu un sondage3 que l’équipe organisatrice a transmis à l’ensemble des inscrit·es. Ceci afin de jauger à la fois la qualité du colloque et de son contenu (à destination de l’équipe organisatrice) mais également de l’expérience liée aux outils mis à disposition par nos soins.

Sur environ 110 participant·es au colloque, 45 personnes ont pris le temps d’y répondre. Avec moins d’une centaine de réponses, on peut raisonnablement questionner la fiabilité de ce sondage. Néanmoins, comme on s’est dit que ça pourrait vous intéresser, voici les résultats. À vous de les juger, pour notre part nous les avons trouvé plutôt encourageants ! :)

C’est terminé pour ce retour d’expérience. Nous remercions chaleureusement le réseau Ingenium pour sa confiance. Cette occasion permet notamment de prouver qu’il existe de réelles alternatives libres et respectueuses des internautes, y compris pour des événements d’envergure. Nous remercions également l’ensemble des contributeur·rices aux outils Jitsi Meet et Owncast sans qui rien n’aurait été possible.

Merci d’être avec nous et de suivre nos aventures ! N’hésitez pas à commenter cet article avec vos remarques et éventuelles questions ;)

Et si vous avez des besoins en outils de visio libres pour vos prochains colloques en ligne, webinaires, assemblées générales à distance, salles de cours... n’hésitez pas à nous contacter !

  1. Cette association rassemble quelques 300 enseignant·es et chercheur·ses dans les disciplines des Sciences de l’Homme et de la Société au sein d’une cinquantaine d’institutions de formation d’ingénieurs. 

  2. Nous avons activé l’authentification par token JWT 

  3. A l’aide de l’application Formulaires disponible dans Liiibre. 

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